Wie Sie effizient Effektivität erreichen

Veröffentlicht am 04.04.2025 von Patrick Wollensak

 Effizienz in der manuellen Pulverbeschichtung

In der Geschäftswelt werden immer wieder die Begriffe „Effizienz“ und „Effektivität“ falsch verstanden oder verwechselt. Bei der Frage nach dem Unterschied erhält man häufig kryptische Antworten, welche nur schwer greifbar sind. Dieser Artikel soll hier für Klarheit sorgen. Darüber hinaus finden Sie Impulse, wie Effektivität und Effizienz im betrieblichen Alltag verbessert werden können.

Peter Ferdinand Drucker hat bereits Jahr 1963 in einem Artikel im Harvard Business Review die beiden Begriffe Effizienz und Effektivität wie folgt differenziert:

• Effizienz bedeutet die Dinge richtig zu tun
• Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun

Diese Definition beschreibt die Begriffe auf abstrakte Art. Das Problem bei abstrakten Zuschreibungen tritt spätestens dann zu Tage, wenn versucht wird, daraus konkrete Handlungen abzuleiten.

Man stelle sich nur mal den irritierten Blick der Lackiererin „Luisa“ vor, wenn ihr Chef das neue Projekt mit der Zielsetzung ankündigt: „Die Dinge nun endlich richtig zu tun“. Vermutlich wird sie sich und ihre Kollegen sofort persönlich angegriffen fühlen und in den Widerstand gehen. Damit würden vermutlich bereits vor Projektbeginn die Erfolgsaussichten sehr schlecht stehen.

Effizienz und Effektivität (be)greifbar machen

Funktionsschaubild eines Wirtschaftsbetriebs

Nahezu alle wirtschaftlichen Unternehmungen funktionieren nach einem einfachen Prinzip: Aus Ressourcen (Input) wie Material, Maschinen, Arbeitsstunden und Informationen wird in internen Prozessen ein vom Kunde gewünschtes Ergebnis (Output) erzeugt.

Effizienz bedeutet, den gewünschten Output mit möglichst geringem Input zu erzeugen.

Effizienz = Output / Input (= Produktivität)

Druckers Worte „die Dinge richtig zu tun“ bedeuten in diesem Kontext, die internen Prozesse vom Design über die Konstruktion bis hin zur Herstellung so zu gestalten, dass möglichst wenig Ressourcen „verschwendet“ werden.

Effektivität dagegen beschreibt, in welchem Maß das gewünschte Ergebnis erreicht wurde. Bei der Beurteilung dieser Zielerreichung wird der benötigte Ressourceneinsatz nicht berücksichtigt. Es geht also darum, die „richtigen Dinge zu tun“ – unabhängig davon, ob man „die Dinge richtig macht“ (Ressourceneffizienz).

Effektivität = Output IST / Output SOLL (=Zielerreichungsgrad)

Mit diesen Erkenntnissen kann Lackiererin „Luise“ Verbesserungsprojekte nun besser einordnen. Wenn ihr Chef von einem Effektivitätsprojekt spricht, weiß sie, dass die Kundenerwartungen (z.B. Stückzahl, Liefertermin) derzeit nicht erfüllt werden und es darum geht, diesen Missstand zu beheben.

Spricht ihr Chef hingegen von einem Effizienzprojekt, dann leidet das eigene Unternehmen aktuell an zu hohen Kosten - es geht also darum, den Input zu reduzieren. Besonderes Augenmerk wird häufig auf Kostentreiber, wie z.B. Arbeitsstunden und Materialeinsatz gelegt.

Die Effektivität beschreibt also, wie gut die Kundenerwartungen erfüllt werden und die Effizienz, wie wirtschaftlich diese Kundenerwartung erfüllt wird. Somit bildet die Effektivität die Perspektive des Kunden und die Effizienz die Perspektive des eigenen Unternehmens ab. Um langfristig wettbewerbsfähig zu sein, sind beide Perspektiven von hoher Bedeutung.

Effektivität durch Flexibilisierung erreichen und erhalten

Markt- und Kundenbedürfnisse befinden sich im ständigen Wandel. In den letzten Jahren haben Geschwindigkeit und Dynamik dieses Wandels jedoch noch einmal enorm zugenommen. Unternehmen, die flexibel auf diese Änderungen reagieren können, sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile. Drastischer hat es Jack Welch, ehemaliger CEO von General Electric ausgedrückt:

„Wenn sich die Veränderungsgeschwindigkeit außerhalb des Unternehmens schneller vollzieht als innerhalb, ist das Ende nah.“

Nachfrageschwankungen sind eine der häufigsten und herausforderndsten Veränderungen – sie können Unternehmen erheblich unter Druck setzen. Aus unserer Sicht schöpfen viele produzierenden Unternehmen die unterschiedlichsten Möglichkeiten zur flexiblen Anpassung nicht vollständig aus.

In der nachfolgenden Grafik sehen Sie Ansätze, um flexibel auf Nachfrageschwankungen zu reagieren.

Flexibilisierungsmöglichkeiten bei Effektivitätsverlusten

Arbeitszeit

Eine Möglichkeit, um schnell auf Nachfrageschwankungen zu reagieren, ist die Betriebsnutzungszeit an den veränderten Bedarf anzupassen. Hierbei reichen die Möglichkeiten von Schichtverlängerungen über flexible Pausenkonzepte bis hin zu Sonderschichten oder Schichtausfällen.

Arbeitskräfte

Über Arbeitskräfte kann ebenfalls Einfluss auf die Flexibilität genommen werden. Bei Nachfragespitzen kann über Leiharbeitskräfte von Personaldienstleistern „geatmet“ werden. Ein weiterer Stellhebel besteht darin, eigenes Personal so zu qualifizieren, dass dieses je nach Nachfragesituation in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden kann.

Arbeitssystem

Mit flexible Fertigungssystemen, wie z.B. U-Zellen kann sehr kurzfristig auf Bedarfsänderungen reagiert werden. Die Flexibilität entsteht dabei durch die Möglichkeit, diese kurzfristig mit unterschiedlich hohem Personaleinsatz und gleichbleibender Effizienz zu betreiben. Voraussetzung hierbei ist die zuvor genannte Flexibilisierung der Arbeitskräfte.

Bei modularen Produktionsanlagen geht es im Wesentlichen darum, diese so zu standardisieren, dass bei Bedarf, ein Produkt auf mehreren Anlagen parallel gefertigt werden kann. Zusätzlich kann mit einem hohen Standardisierungsgrad sichergestellt werden, dass zeitnah neue Anlagen integriert werden können. Voraussetzung hierfür ist, dass Flexibilisierungsflächen bereits in der Planung vom Produktionslayout vorgehalten werden.

Fremdarbeit

Durch den gezielten Aufbau von Kooperationspartnern können Nachfrageschwankungen durch Insourcing und Outsourcing kompensiert werden. Ein entscheidender Nachteil liegt dabei im logistischen und administrativen Mehraufwand.

Wirtschaftlichkeit durch Effizienz erreichen und erhalten

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen gut beraten, in jeder unternehmerischen Phase, ein Augenmerk auf die Effizienz zu legen. Wie bereits erwähnt, geht es hierbei darum, die Kundenerwartungen mit möglichst geringem Ressourceneinsatz (Input) zu erzeugen – also möglichst effizient eine hohe Effektivität zu erreichen.

Die sieben Verschwendungsarten

Eine effiziente Fertigung beinhaltet grundsätzlich verschwendungsarme Prozesse. Die häufig genannten sieben Verschwendungsarten bzw. 7+1 zu kennen und bei der Gestaltung und Verbesserung der Prozesse zu berücksichtigen ist dabei erfahrungsgemäß ein eine große Hilfe.

Unsere Empfehlung ist, bei der Umsetzung von Effizienzmaßnahmen neben der Erfolgsmessung dieser Maßnahmen auch die Auswirkungen auf Prozessstabilität und Produktqualität im Auge zu behalten. Bei allen Veränderungen empfehlen wir darauf zu achten, wie die Belegschaft mit den einhergehenden Veränderungen umgeht und zurechtkommt. Eine Beteiligung bei den Optimierungen erhöht die Akzeptanz und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung.

Fazit

Effizienz bedeutet, Ressourcen optimal zu nutzen, während Effektivität die Zielerreichung misst – beide Faktoren sind essenziell für den langfristigen Unternehmenserfolg. Um bei Effektivitätsverlusten flexibel auf Nachfrageschwankungen zu reagieren, können Unternehmen Schichtmodelle anpassen, modulare Produktionssysteme nutzen und Mitarbeiter vielseitig qualifizieren. Dabei gilt es, die Effizienz stets im Auge zu behalten, um die eigene Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung ist die Einbindung der Belegschaft, da Akzeptanz und Mitgestaltung die Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant erhöhen.